Blog / Systemy
Automatyzacja nie zaczyna się od narzędzia, tylko od kartki. Wypisujecie proces krok po kroku, mnożycie liczbę powtórzeń w miesiącu przez zmierzony czas jednego przebiegu i dopiero ta liczba mówi, czy warto. Poniżej dziesięć procesów, które w małych i średnich firmach niemal zawsze nadają się do zdjęcia z ludzi, rachunek opłacalności mieszczący się na jednej kartce oraz kolejność wdrożenia, która nie kończy się porzuconym narzędziem po trzech miesiącach.
01Krótka odpowiedź
Automatyzacja procesu to przeniesienie powtarzalnych kroków z człowieka na system, tak żeby uruchamiały się same po wystąpieniu określonego zdarzenia. Kluczowe jest słowo powtarzalnych: automatyzuje się to, co ma stałe wejście, stałe reguły i przewidywalne wyjście. Nie automatyzuje się decyzji wymagających oceny sytuacji - te da się co najwyżej przygotować, podając człowiekowi komplet informacji w jednym miejscu i we właściwym momencie. Dobrze zrobiona automatyzacja nie zabiera pracy, tylko zabiera z niej przepisywanie.
Dla firm, w których kilka osób traci tygodniowo po kilka godzin na przenoszenie tych samych danych między arkuszem, skrzynką pocztową i systemem.
02Kryteria
Zanim spojrzycie na listę dziesięciu procesów, warto mieć kryterium. Im więcej punktów pasuje do konkretnego zadania w Waszej firmie, tym pewniejszy zwrot z wdrożenia.
03Lista
Kolejność nie jest przypadkowa: zaczyna się od tych, które występują niemal wszędzie i wdrażają się najprościej, a kończy na wymagających więcej przygotowania. Żaden z nich nie jest egzotyczny - to praca, którą ktoś u Was wykonuje dziś ręcznie.
01
Zamówienie ze sklepu do programu magazynowego, kontakt z formularza do CRM-u, dane z arkusza do systemu księgowego. Najczęstszy proces do automatyzacji i zwykle najprostszy: dwie integracje i reguła mówiąca, co z czym łączyć.
02
Formularz, telefon i wiadomość z portalu trafiają w jedno miejsce, dostają numer, osobę odpowiedzialną i termin odpowiedzi. Nic nie ginie w czyjejś skrzynce, a po miesiącu wiadomo, ile zapytań wpłynęło i ile z nich skończyło się sprzedażą.
03
Faktura powstaje z danych, które już są w systemie, i wychodzi do klienta bez udziału człowieka. To samo dotyczy ofert, umów i protokołów - wszędzie tam, gdzie treść jest szablonem, a zmieniają się wyłącznie dane.
04
System sam sprawdza, którym fakturom minął termin, i wysyła uprzejme przypomnienie w ustalonych odstępach. Miękka windykacja nie wymaga charakteru, tylko konsekwencji - a tej maszyna ma więcej niż człowiek.
05
Klient wybiera wolny termin sam, dostaje potwierdzenie i przypomnienie dzień wcześniej. Znika telefoniczne ustalanie godziny i znika nieodwołana wizyta, o której nikt nie wiedział.
06
Lista kroków uruchamiająca się sama: konta, dostępy, dokumenty do podpisu, powitalna wiadomość, zadanie dla opiekuna. Zawsze ta sama, więc nikt nie zapomina o trzecim punkcie w piątek po południu.
07
Zestawienie sprzedaży, godzin, stanów magazynowych albo zapytań. Jeśli powstaje przez kopiowanie z trzech miejsc do arkusza, jest gotowym kandydatem: dane są, brakuje tylko automatycznego złożenia i wysyłki o ustalonej porze.
08
Wniosek urlopowy, zamówienie zakupu, zatwierdzenie kosztu. Reguła decyduje, do kogo trafia i co dzieje się przy braku odpowiedzi w terminie. Zamiast szukania w wątkach mailowych zostaje historia w jednym miejscu.
09
Przyjęte, w realizacji, gotowe do odbioru, wysłane. Każda zmiana etapu wysyła wiadomość automatycznie. To jedna z niewielu automatyzacji, którą klient zauważa od razu - i która najszybciej zmniejsza liczbę telefonów z pytaniem, co dalej.
10
Sprawdzanie numeru NIP w rejestrze, uzupełnianie danych firmy, wyłapywanie duplikatów w bazie kontaktów, ujednolicanie formatów. Praca, którą człowiek wykonuje wolno i z błędami, a system szybko i tak samo za każdym razem.
04Wybór drogi
Nie każda automatyzacja wymaga projektu. Poniżej siedem kryteriów, które rozstrzygają wybór szybciej niż jakakolwiek prezentacja handlowa.
| Kryterium | Gotowe narzędzie lub łącznik no-code | Rozwiązanie dedykowane |
|---|---|---|
| Koszt na starcie | Niski - abonament od pierwszego miesiąca, bez projektu | Wyższy - to jest projekt z analizą, wykonaniem i testami |
| Czas do pierwszego efektu | Dni. Przy typowym procesie często jeszcze tego samego dnia | Tygodnie. Za to od razu w kształcie, jakiego proces wymaga |
| Koszt przy wzroście skali | Rośnie z liczbą operacji - przy dużych wolumenach potrafi przegonić koszt wykonania | Stały. Rośnie utrzymanie, a nie liczba przetworzonych rekordów |
| Dopasowanie do procesu | Proces trzeba nagiąć do narzędzia. Przy typowym bez znaczenia, przy nietypowym boli | Narzędzie dopasowane do procesu, łącznie z wyjątkami, które macie naprawdę |
| Zależność od dostawcy | Zmiana cennika, limitów albo zamknięcie usługi są poza Waszą kontrolą | Kod i dane są Wasze. Zmiana wykonawcy jest możliwa, choć nigdy darmowa |
| Dane i zgodność | Dane przechodzą przez usługę zewnętrzną - trzeba sprawdzić, gdzie i na jakiej podstawie | Dane zostają tam, gdzie zdecydujecie, łącznie z własnym serwerem |
| Kiedy wybrać | Proces typowy, wolumen umiarkowany, potrzeba szybkiego sprawdzenia, czy w ogóle działa | Proces jest Waszą przewagą, wolumen rośnie albo dane nie mogą wychodzić na zewnątrz |
05Liczby
Rachunek mieści się na jednej kartce i nie wymaga żadnego narzędzia. Warto go zrobić przed rozmową z wykonawcą, a nie po niej.
Zasada jest prosta: automatyzacja opłaca się wtedy, gdy koszt wdrożenia i utrzymania jest niższy niż koszt wykonywania tej pracy ręcznie przez okres, w którym proces się nie zmieni. Cała trudność polega na uczciwym policzeniu obu stron - i na tym, że jedna z nich jest zwykle zaniżana, a druga pomijana.
Pierwsze trzy pozycje dają koszt miesięczny. Czwarta zwykle podnosi go o więcej, niż ktokolwiek się spodziewa, bo naprawa błędu to nie tylko czas: to również telefon od klienta, korekta dokumentu i nadszarpnięte zaufanie, którego nie ma w żadnym zestawieniu.
Punkt czwarty jest pomijany najczęściej i to on odpowiada za większość rozczarowań. Wdrożenie nie kończy się w dniu uruchomienia, tylko wtedy, gdy ludzie przestają równolegle robić to po staremu.
Jeśli proces zmienia się co kwartał, automatyzacja będzie przerabiana tyle samo razy i koszt utrzymania zje oszczędność. Jeśli wykonuje się go dziesięć razy w miesiącu po dwie minuty, zysk mieści się w granicy błędu pomiaru. Jeśli nikt nie potrafi opisać go krok po kroku, to znaczy, że w rzeczywistości istnieje pięć jego wersji - i najpierw trzeba wybrać jedną.
Nie podamy tu progu w złotówkach ani liczby godzin, od której warto zaczynać. Zależy to od stawki, branży i od tego, czy zaoszczędzony czas da się zamienić na coś wartościowego - a to ostatnie jest pytaniem do Was, nie do wykonawcy. Sam rachunek jest jednak zawsze taki sam i zajmuje kwadrans.
06Plan
Najczęstszy koniec projektu automatyzacyjnego to nie awaria, tylko cisza: system działa, a ludzie wrócili do arkusza. Poniższa kolejność jest ułożona tak, żeby to wykluczyć.
01
Nie tak, jak powinien wyglądać. Usiądźcie z osobą, która go wykonuje, i przejdźcie krok po kroku, razem z wyjątkami zaczynającymi się od chyba że. To właśnie w wyjątkach mieszka cały koszt projektu.
Opis procesu krok po kroku, potwierdzony przez osobę, która go wykonuje
02
Przez dwa tygodnie, na zegarku. Pamięć zawyża zadania nielubiane i zaniża te wykonywane odruchowo. Ta liczba rozstrzygnie, czy w ogóle zaczynać - i który proces jest pierwszy w kolejce.
Liczba powtórzeń w miesiącu i zmierzony czas jednego przebiegu
03
Zautomatyzowany bałagan to bałagan, który dzieje się szybciej i którego nikt już nie ogląda. Jeśli istnieje pięć wersji tego samego obiegu, najpierw wybierzcie jedną, a dopiero potem zapiszcie ją w systemie.
Jedna uzgodniona wersja procesu, z decyzją, co odpada
04
Najlepiej od takiego, który jest częsty, prosty i dokuczliwy. Pierwszy sukces buduje zgodę na kolejne, pierwsza porażka zamyka temat na dwa lata. To argument organizacyjny, nie techniczny, i ważniejszy niż większość technicznych.
Wybrany proces pierwszy, z uzasadnieniem wyboru
05
Integracja kiedyś przestanie odpowiadać - to nie jest pytanie czy, tylko kiedy. Ustalcie, kto się o tym dowiaduje, gdzie trafiają nieprzetworzone pozycje i jak uruchamia się je ponownie. Bez tego pierwsza awaria kończy się cichym powrotem do arkusza.
Opis postępowania przy błędzie i wskazany odbiorca powiadomień
06
Przez pierwsze dwa tygodnie proces idzie starą i nową drogą jednocześnie, a wyniki się zestawia. To jedyny sposób, żeby wyłapać wyjątki, o których nikt nie wspomniał, zanim zaufacie systemowi w całości.
Zestawienie rozbieżności z okresu równoległego, z decyzją przy każdej
07
Krok pomijany najczęściej i jedyny, który zamienia projekt w oszczędność. Dopóki arkusz istnieje, ktoś będzie go uzupełniał na wszelki wypadek - i cała praca zostanie wykonana dwa razy, tylko drożej.
Data wyłączenia starej ścieżki, ogłoszona zespołowi z wyprzedzeniem
07Ostrzeżenia
Cztery scenariusze powtarzające się niezależnie od branży i wielkości firmy. Dwa pierwsze widać od razu, dwa ostatnie ukrywają koszt na tyle skutecznie, że nikt go nie sumuje.
Jeśli na pytanie jak to działa padają trzy różne odpowiedzi, projekt automatyzacji zamienia się w projekt ustalania faktów - tylko rozliczany według stawki za wdrożenie. Uporządkowanie procesu jest znacznie tańsze przed rozpoczęciem niż w trakcie.
Kuszący, bo wygląda na oszczędność: jedna analiza, jedno wdrożenie, jedna faktura. W praktyce oznacza wiele miesięcy bez żadnego efektu i decyzje podejmowane na zapas, na podstawie założeń, które zdążą się zdezaktualizować. Dziesięć małych kroków daje efekt już po pierwszym.
Najdroższy z tych błędów, bo koszt jest ukryty: firma płaci za system i nadal płaci za ręczną robotę, którą ludzie wykonują równolegle, dla pewności. Formalnie wszystko działa, wdrożenie uchodzi za udane, a oszczędności nie ma i nie będzie.
Systemy po drugiej stronie zmieniają zasady, wygasają klucze dostępu, aktualizacje przestawiają nazwy pól. Integracja bez kogoś, kto reaguje na powiadomienia, działa średnio do pierwszej zmiany u dostawcy - a potem po prostu przestaje, zwykle bez żadnego komunikatu na ekranie.
08Jeśli chcecie to zlecić
09Pytania
Od dwóch tygodni notowania. Poproście zespół, żeby zapisywał czynności powtarzane co najmniej raz dziennie, wraz z przybliżonym czasem. Lista, która z tego powstanie, jest dokładniejsza niż jakikolwiek warsztat, bo pochodzi z pracy, a nie z rozmowy o pracy. Pierwszy do automatyzacji jest zwykle proces częsty i prosty, a nie ten najbardziej dokuczliwy.
W małych i średnich firmach rzadko, bo zwykle nie ma nadmiaru ludzi - jest nadmiar zadań przypadających na jedną osobę. Automatyzacja najczęściej kończy się przesunięciem czasu z przepisywania danych na pracę z klientem albo na to, na co dotąd nie było kiedy. Jeśli natomiast celem jest redukcja etatów, warto powiedzieć to wprost na starcie, bo zmienia to zakres projektu i sposób rozmowy z zespołem.
Bardzo często tak i nie ma w tym nic gorszego. Gotowy łącznik sprawdza się przy typowych procesach i umiarkowanej liczbie operacji, a uruchamia się w kilka dni. Warto tylko sprawdzić trzy rzeczy przed wyborem: jak rośnie cena wraz z liczbą operacji, gdzie przechodzą Wasze dane i co się stanie, gdy usługa zmieni zasady. Rozwiązanie dedykowane ma sens wtedy, gdy proces jest nietypowy, wolumen duży albo dane nie mogą wychodzić na zewnątrz.
Zależy głównie od tego, ile systemów trzeba połączyć i czy mają gotowe interfejsy do integracji. Prosty obieg między dwoma narzędziami, które takie interfejsy mają, to zupełnie inna skala niż proces dotykający systemu bez żadnego API. Rzetelną odpowiedź da się podać dopiero po opisaniu procesu i sprawdzeniu, co potrafią systemy po obu stronach - zwykle wystarczy do tego krótka rozmowa i przegląd dokumentacji.
Zostają trzy drogi, w kolejności od najlepszej. Po pierwsze: sprawdzić, czy dostawca jednak ma interfejs, bo bywa nieopisany w materiałach handlowych. Po drugie: oprzeć wymianę na eksporcie i imporcie plików o ustalonej porze - mniej eleganckie, ale stabilne. Po trzecie: potraktować to jako argument przy najbliższej zmianie systemu. Automatyzacji przez symulowanie kliknięć w interfejsie nie polecamy jako rozwiązania docelowego, bo przestaje działać przy pierwszej zmianie wyglądu.
Przy prostych obiegach w gotowych narzędziach - tak, i wiele firm tak robi. Granica przebiega w dwóch miejscach: gdy automatyzacja zaczyna dotykać danych osobowych albo pieniędzy, oraz gdy przestaje być zrozumiała dla kogokolwiek poza osobą, która ją zbudowała. Po przekroczeniu którejkolwiek z nich warto, żeby ktoś to przejrzał - z tego samego powodu, dla którego przegląda się kod przed wypuszczeniem go na produkcję.
10Czytaj dalej
Napiszcie w kilku zdaniach, co Wasz zespół robi ręcznie i jak często. Odpiszemy, który z tych procesów zwróci się najszybciej, co da się zrobić gotowym narzędziem, co wymaga wykonania i w jakiej kolejności to robić.
